【大手旅行会社の管理職社員が飛び込み営業で取引先の女性秘書とトラブル】「帰ってください」




今回の話は、管理人の知り合いがトラブルに巻き込まれた時の話です。運送とは関係ありませんが面白い話なので記事にしていただきました。

かる~い気持ちで読んでいただければ幸いです。

 

今回の話は、私がアメリカ資本の旅行会社に勤務していたときの外資系の女性秘書との体験談をご紹介します。

 

残念ながら色っぽい話ではなく、「トラブル」の体験談です。

 

秘書の役割

 

ここでは、秘書と言っても特殊な議員秘書ではなく、一般企業の「社長や役員の秘書」に絞ってお話致します。

 

秘書の役割を一言で説明すれば「社長や役員の補佐をし、その業務が円滑に進むようにサポートする」ことです。

 

秘書には大きく分けて3つの種類があります。

 

・ 個人付き秘書 社長や役員の個人付きの秘書

・ 部署付きの秘書 例えば「秘書室、秘書課」所属の秘書

・ 兼務秘書 通常は部課の職務を行い、時に応じて部課長のサポートを行う

 

アポイントメントはすべて社長秘書を通さなければならない

 

ここでは、社長や役員の個人付き秘書(社長秘書)に絞ってお話致します。

 

社長が遂行しようとする業務の全てを把握し、社長が直接しなくてもよい準備業務を社長に代わって行うのが秘書の役目です。

 

・ 社長のスケジュール管理 会議の打合せ、出張などの手配(列車・航空機等の手配)

・ 書類の整理、作成 会議や商談などに必要な書類の整理や作成

 

こんな仕事を任されている社長秘書は、外部からのアポの取り付けにも大きく関わってきます。

 

例えば、社長に面会したい場合は、秘書を通してアポを取らなければなりません。

 

基本的には社長が同意すれば、約束の日時に会うことができます。しかし、社長に尋ねもしないで秘書の判断で断られることもあります。

 

アポイントメントなしで訪問

 

これは、私が世界最大級のアメリカの化学メーカーである「D.C社」をアポなしで訪問したときの話です。

 

もちろん、社長秘書を通じてアポを取り付けるのが通常では常識です。

 

私は当時セールスマネージャー(営業部長)職にあり、外資系のクライアント(顧客)も多数開拓していました。

 

当時、D.C社はクライアントではなかった為、私はD.C社開拓のチャンスを伺っていました。

 

2月のその日は寒く雪が降っていました。こういう時は、他社が営業に回ることも少なくチャンスであると捉えました。

 

D.C社の外人社長は、著名で、人柄も穏やかな方だと伺っていました。

 

私は、その会社まで徒歩で行ける範囲に居たため、雪だらけになりながら歩いて行きました。

 

女性秘書とトラブルを起こしてしまった

 

D.C社に到着後、受付で来意を告げると外人社長の女性秘書が出て来ました。

 

私、「突然で申し訳ありません。私はA旅行のNと申します。社長の〇〇さんにお会いしたくて参りました。」

 

社長秘書、「A旅行さんならよく存じ上げております。わざわざ雪の中をご苦労様です。」

 

と、にこやかに応対してくれたのです。

 

心の中では「やった。今日は上手く行きそうだ。雪の中を来た甲斐があった。」と、思いました。

 

ところが、その答えは全く反対の内容でした。

 

社長秘書、「申し訳ありませんが、社長は、事前にアポイントメントの無い方とはお会いできないことになっています。」

 

私、「そこを何とか社長に取り次いでいただけないでしょうか?お願いします。」

 

社長秘書、「Nさんも外資の会社で働いておられるのならば、(アポなしでの訪問が)無理なことは十分ご存じなのではないでしょうか?」

 

私、「はい、それは承知しております。」

 

社長秘書、「それならば、改めてアポをお取りになってから来てください。その時に社長とアポが取れるかどうかは分かりませんが・・・」

(最後の言葉は余計でしょ。あんたの意見なんか聞きたくないよ、と心の中で毒づきました。)

 

私は咄嗟に(とっさに)「賭け」をしようと思いました。そして、社長秘書に向かってこう言いました。

 

私、「ご面倒なことをお願いして申し訳ありません。しかし、私はあなたのご意見を伺っている訳ではありません。あなたは、社長ではないのですから、社長にお尋ねになってください。A旅行のNがお会いしたいと申しておりますと、お伝えください。」

 

と少々強めに言い放ちました。後から考えれば、問題(クレーム)になっても致し方がないような状況でした。冷や汗ものでした。

 

強気に言い放った「賭け」は大成功

 

私の強気な物言いに圧倒されたのか、その社長秘書は社長室に飛び込み、私がお願いした通り社長に伝えてくれました。

 

その結果、外人社長は面会を快く受け入れてくれ、クライアントになる約束もしてくれました。

 

外人社長は、現在、契約している旅行会社のサービス内容が悪いので変更しようと思ってる、とのことでした。

 

その場で当社の総務部長を呼び出し、外人社長にサービス内容をお話ししたところ契約に結び付くことが出来ました。

 

社長秘書にお礼を言って帰ってきたのは言うまでもありません。

 

後日談

 

それから約1年後、私の旅行会社の外人社長がアメリカに帰国し、別の外人社長が支社長として赴任してきました。

 

それに伴って支社長秘書も替わりました。

 

何と、あの時のD.C社の外人社長の秘書が当社の支社長秘書として赴任してきました。

 

彼女も私のことを覚えていて、お互いにあのときの事を思い出して笑い合いました。

 

管理人の一言

こんなことってあるんですね。。



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